Новые правила работы архивов в Беларуси с 18 сентября 2026 года

18 сентября 2026 года в Беларуси вступили в силу новые правила работы архивов в Беларуси. Они утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 21 августа 2026 г. № 46 «О правилах работы архивов». Документ регулирует порядок формирования, учета, хранения, использования и передачи управленческой, научно-технической и кадровой документации, в том числе в электронном виде.

Требования распространяются на государственные органы и иные организации. Отдельные положения касаются представительств и филиалов иностранных юридических лиц — прежде всего в части документов по личному составу работников. Организациям необходимо проверить архивные процессы, систематизацию дел и соблюдение сроков хранения.

Что регулирует постановление № 46

Постановлением утверждены два основных документа:

• Правила работы архивов государственных органов и иных организаций;

• Правила работы государственных архивов.

Первый документ устанавливает требования к архивам, которые создаются непосредственно в организациях. Второй регулирует деятельность государственных архивов, принимающих документы на постоянное хранение и обеспечивающих их дальнейшее использование.

Правила охватывают работу как с бумажными документами, так и с электронными документами и иными цифровыми материалами. Это важно для организаций, в которых кадровый, бухгалтерский, договорной и управленческий документооборот ведется одновременно в нескольких форматах.

В документе подробно описаны требования к архивному хранению документов, их учету, экспертизе ценности, оформлению описей и передаче на постоянное хранение.

На кого распространяются новые требования

Правила применяются к архивам:

• государственных органов;

• государственных и частных организаций;

• учреждений и предприятий;

• иных юридических лиц, формирующих документы в процессе деятельности;

• представительств и филиалов иностранных организаций — в части кадровых документов.

Обязанности возникают не только у крупных компаний с отдельным архивным подразделением. Даже если архивную работу выполняет один сотрудник по совместительству, организация должна обеспечить правильное формирование дел, сохранность документов и соблюдение установленных сроков.

Особое внимание следует уделить документам по личному составу и заработной плате. Такие материалы подтверждают трудовой стаж, периоды работы, размер выплат и другие юридически значимые сведения. Их утрата или неправильное оформление может создать проблемы как для самой организации, так и для бывших работников.

Основные задачи архива организации

Новые правила закрепляют широкий круг задач, которые должны выполняться архивом организации.

Комплектование архивных документов

Архив принимает документы, завершенные делопроизводством и подлежащие дальнейшему хранению. Перед передачей дела должны быть сформированы, систематизированы и оформлены в соответствии с установленными требованиями.

В архив не следует передавать разрозненные листы, документы без подписей, незаверенные копии или материалы, происхождение которых невозможно установить. Каждое дело должно иметь понятный состав и необходимые реквизиты.

Учет и сохранность

Организация обязана вести учет архивных документов и принимать меры для их сохранности. Для бумажных материалов важны условия помещения, защита от влаги, огня, плесени, насекомых и несанкционированного доступа.

Электронные документы также требуют системного хранения. Нужно обеспечить возможность подтвердить их подлинность, целостность, дату создания и содержание. Простого размещения файлов на общем диске недостаточно, если организация не может гарантировать их сохранность и последующее воспроизведение.

Подготовка документов к постоянному хранению

Документы Национального архивного фонда подготавливаются к передаче в государственный архив. Для этого проводится экспертиза ценности, составляются описи и проверяется физическое или техническое состояние материалов.

Передача документов не должна быть формальной процедурой. Ошибки в описании, нарушенная последовательность дел или отсутствие необходимых сведений могут привести к возврату документов на доработку.

Уничтожение документов

После истечения срока хранения документы могут быть уничтожены, но только с соблюдением установленной процедуры. Перед уничтожением проводится экспертиза ценности и оформляются необходимые документы.

Нельзя уничтожать дела только потому, что они «устарели» или больше не нужны подразделению. Срок хранения определяется нормативными требования# Новые правила работы архивов в Беларуси: что изменилось для организаций с 18 сентября 2026 года

Title: Новые правила работы архивов в Беларуси с 18 сентября 2026 года

Meta Description: Новые правила работы архивов в Беларуси уже действуют. Разбираем требования к документам, электронному архиву, личным делам и передаче бумаг на хранение.

Что изменилось

Новые правила работы архивов в Беларуси действуют с 18 сентября 2026 года. Они утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 21 августа 2026 г. № 46 «О правилах работы архивов».

Документ устанавливает единый порядок работы архивов государственных органов и иных организаций. Правила распространяются на управленческую, научно-техническую и кадровую документацию на бумажных носителях, а также на документы в электронном виде, включая электронные документы.

Новые требования важны не только для государственных учреждений. Их необходимо учитывать коммерческим организациям, филиалам и представительствам иностранных юридических лиц — прежде всего в части накопления, учета, хранения и использования документов по личному составу работников.

Организациям следует заранее проверить состояние архивной работы, систематизацию дел, сроки хранения и порядок передачи документов. Ошибки в этих вопросах могут привести к утрате документов, невозможности подтвердить трудовой стаж или возникновению претензий со стороны контролирующих органов.

На кого распространяются Правила

Постановление регулирует деятельность:

• государственных органов;

• государственных и иных организаций;

• организаций, создающих управленческую документацию;

• учреждений, работающих с научно-техническими документами;

• представительств и филиалов иностранных юридических лиц — в части кадровых документов;

• государственных архивов.

Правила охватывают весь жизненный цикл документа: от его создания и включения в дело до передачи на постоянное хранение либо уничтожения после истечения установленного срока.

Это означает, что архив нельзя рассматривать только как помещение, где хранятся старые папки. Архивная работа включает разработку номенклатуры дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей, организацию хранения и обеспечение доступа к информации.

Основные задачи архива организации

На архивы государственных органов и иных организаций возложен комплекс задач.

Комплектование архивных фондов

Архив должен принимать документы, которые завершены делопроизводством и подлежат дальнейшему хранению. При этом дела формируются по установленным признакам: видам документов, структурным подразделениям, периодам и срокам хранения.

Неправильное объединение документов затрудняет поиск и может привести к нарушению сроков хранения. Например, кадровые приказы, личные дела и документы по заработной плате не должны смешиваться в одну папку без учета их назначения и режима хранения.

Учет документов

Каждое дело должно быть учтено. Для этого используются описи, журналы, карточки, электронные системы и другие формы учетной документации.

Учет позволяет определить:

• какие документы находятся в архиве;

• за какой период они сформированы;

• сколько дел принято на хранение;

• где конкретно находится нужный документ;

• какие материалы подлежат передаче в государственный архив;

• какие документы можно уничтожить после истечения срока хранения.

Обеспечение сохранности

Организация обязана создать условия, при которых документы не будут утрачены, повреждены или незаконно уничтожены. Требования касаются как бумажных материалов, так и электронных документов.

Для бумажных дел важны состояние помещений, защита от влаги, огня, несанкционированного доступа и механических повреждений. В отношении электронных документов необходимо обеспечить резервное копирование, защиту от изменения и возможность воспроизведения информации в течение всего срока хранения.

Подготовка документов к передаче

Документы Национального архивного фонда подготавливаются к передаче на постоянное хранение в государственный архив. Для этого проводится экспертиза ценности, оформляются описи и проверяется физическое или техническое состояние материалов.

Передача не должна быть формальной процедурой. Сведения в описях должны соответствовать фактическому содержанию дел, а документы — быть сформированы и оформлены по установленным требованиям.

Уничтожение документов

Документы с истекшими сроками хранения могут быть уничтожены только в установленном порядке. Сначала проводится экспертиза ценности и оформляются необходимые документы.

Самовольное уничтожение кадровых, бухгалтерских или иных значимых материалов создает серьезные риски. Даже если срок хранения, по мнению организации, истек, решение должно быть подтверждено соответствующей процедурой и документально оформлено.

Работа с кадровыми документами

Особое значение новые правила имеют для документов по личному составу. К ним относятся материалы, подтверждающие трудовые отношения, должность, оплату труда и периоды работы сотрудников.

В архиве могут храниться:

• приказы по личному составу;

• трудовые договоры и дополнительные соглашения;

• личные дела работников;

• документы о приеме, переводе и увольнении;

• сведения о заработной плате;

• табели и иные документы, подтверждающие трудовую деятельность;

• документы о предоставлении отпусков;

• материалы об аттестации и награждении.

Кадровые документы имеют долгосрочное значение. Они могут потребоваться бывшим работникам для подтверждения стажа, назначения пенсии, установления размера заработка или восстановления сведений о трудовой деятельности.

Поэтому организациям важно проверить, полностью ли сформированы дела по личному составу и заработной плате за предыдущие периоды. Отсутствие отдельных документов иногда невозможно восполнить спустя несколько лет.

Требования к электронным документам

Правила предусматривают работу не только с бумажными материалами, но и с документами в электронном виде.

Электронный архив должен обеспечивать:

• сохранность информации;

• идентификацию документа;

• возможность его поиска;

• защиту от несанкционированного изменения;

• воспроизведение содержания документа;

• сохранение связанных реквизитов и электронной подписи;

• резервное копирование;

• соблюдение сроков хранения.

Недостаточно просто сохранить файл на компьютере или в облачном хранилище. Организация должна понимать, какой документ является оригиналом, кто его подписал, когда он был создан и каким образом подтверждается его целостность.

Особое внимание следует уделить форматам файлов. Если документ хранится десятки лет, используемая система должна позволять открыть его и подтвердить неизменность содержания. При переходе на новое программное обеспечение необходимо заранее продумать миграцию электронного архива.

Прием-передача документов при смене руководителя

Правила отдельно регулируют порядок приема-передачи документов при смене руководителя организации и руководителя архива.

Такая процедура необходима, чтобы зафиксировать:

• фактическое наличие архивных дел;

• состояние документов;

• сведения об описях и учетных формах;

• документы, находящиеся на временном использовании;

• материалы, отсутствующие либо требующие восстановления;

• обязанности нового ответственного лица.

Передача должна подтверждаться соответствующим актом или иным установленным документом. Если архив не был передан надлежащим образом, впоследствии может возникнуть спор о том, кто отвечает за утрату или ненадлежащее хранение документов.

Руководителю организации важно не ограничиваться передачей ключей от архивного помещения. Необходимо проверить учетные данные, номенклатуру дел, описи и фактическое состояние материалов.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности определяет, какие документы имеют историческое, социальное, правовое или иное значение.

В ходе экспертизы решается:

1. какие документы необходимо хранить постоянно;

2. какие материалы хранятся длительный или установленный срок;

3. какие дела утратили практическое значение;

4. какие документы можно подготовить к уничтожению;

5. какие материалы следует передать в государственный архив.

Экспертиза должна учитывать не только текущую потребность организации. Документ, который сегодня кажется незначительным, может понадобиться через несколько лет для подтверждения прав работника, имущественных отношений или исполнения обязательств.

Описывание и систематизация дел

Одним из важных этапов архивной работы является составление описей дел. Опись позволяет быстро определить состав архивного фонда и найти нужный документ.

При подготовке описей необходимо проверить:

• правильность заголовков дел;

• крайние даты документов;

• количество листов или файлов;

• наличие приложений;

• сроки хранения;

• последовательность расположения дел;

• соответствие описей фактическому содержанию архива.

Организациям рекомендуется сверить систематизацию дел в ранее составленных описях с новой последовательностью, установленной Правилами. Если документы расположены непоследовательно, поиск может занимать значительное время, а архивная работа становится зависимой от конкретного сотрудника.

Что необходимо сделать организациям

Для приведения архивной работы в соответствие с новыми требованиями рекомендуется провести внутреннюю проверку.

1. Проанализировать локальные документы

Нужно изучить действующие инструкции по делопроизводству, положения об архиве, номенклатуры дел и другие локальные акты. При необходимости их следует актуализировать.

2. Провести инвентаризацию

В первую очередь стоит проверить дела по личному составу и заработной плате за предыдущие периоды. Нужно установить, все ли документы сформированы, учтены и переданы в архив.

3. Сверить сроки хранения

Сроки хранения следует проверить по действующим перечням и учетным документам. Нельзя уничтожать дело только потому, что оно давно не использовалось.

4. Проверить описи

Сведения в описях должны совпадать с фактическим составом архива. Если обнаружены расхождения, их необходимо зафиксировать и устранить.

5. Оценить электронный архив

Следует определить место хранения электронных документов, порядок резервного копирования, права доступа и возможность подтверждения электронной подписи.

6. Назначить ответственных лиц

В организации должно быть понятно, кто отвечает за архив, прием документов, их учет, сохранность и подготовку к передаче или уничтожению.

7. Оформить передачу при смене ответственного

При смене руководителя или работника архива необходимо составить документы о приеме-передаче. Это защищает как организацию, так и конкретных должностных лиц.

Ответственность и практические риски

Ненадлежащая организация архивной работы может привести к нескольким последствиям. Организация рискует не найти документы по запросу работника, не подтвердить сведения о заработке или стаже, нарушить порядок передачи документов и уничтожить материалы раньше установленного срока.

Проблемы часто возникают при реорганизации, ликвидации или смене собственника. Если архив не систематизирован, передача документов затягивается, а ответственность между прежним и новым руководством становится предметом спора.

Поэтому архив лучше проверять не тогда, когда поступил официальный запрос, а заранее. Профилактическая инвентаризация обычно обходится дешевле восстановления утраченных документов.

Официальные источники и ссылки:

• ✅ Ознакомиться с оригиналом документа можно на Национальном правовом Интернет-портале Республики Беларусь (pravo.by).